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如何制定您的展览工程方案?(2)


(1) 作清册(15份),内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等

(2) 做货载衡量单 (8份),参展者办,组织者汇总

(3) 办出口许可证,注意一般许可或特别许可

(4) 做类别单

(5) 出具报关函、出口报关单

(6) 办运输保险

(7) 办商检证(参展者办)

(8) 办普惠制证明

(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办)

(10)
 出具免征港务费函、包装情况表,发委托装船通知书

(11)
 做装箱单

(12)
 装车、船后索提单


五、 宣传广告
1. 宣传文字

2. 基本资料

(1) 展览概要(单页)

(2) 展览指南:公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等,平面图图、询问地址等


(3) 信封、信纸、资料袋
3. 宣传对象:(贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等)

4. 宣传渠道:(公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等)

5. 宣传方式

(1) 新闻:新闻招待会、记者接待室、新闻稿发布

(2) 刊物:在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息

(3) 海报、招牌广告

(4) 直接发函:组织者和参展者都寄发,寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等

(5) 电视、电台:刊登广告、消息

(6) 记录:摄像、摄影(开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等)

(7) 展览会目录:填交登录材料、刊登广告


6. 宣传资料运输:装箱、造册

六、 展台工作和贸易活动

1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件

2. 编印询问表、记录表、统计表和其他表格

3. 选择、培训展台人员,并交代展台工作要求

4. 布置展台、检查展台文字、测试展品

5. 介绍、演示展品

6. 散发资料

7. 接待观众、接待记者、接待贵宾

8. 贸易洽谈、成交

9. 调研:包括市场调研、展出设计布置和效果等

10. 报告会、讲座

11. 统计、记录


12. 展台管理:安排轮班,现场工作安排、管理,维护展台环境和秩序,监督展台率,总结分析每天展出情况,采取必要的工作调整
13. 评估总结

14. 后续工作

七、 仪式

1. 开幕式/馆日、招待会

日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人(名单)、邀请(请柬、印刷、片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)、仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)、带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)、参观(路线、引导、解说)、招待会、备餐菜水内容)、资料(展览会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品

2. 邀请安排
(1) 邀请函或请柬格式

(2) 印制、寄发日程

(3) 邀请范围、名单收集筛选


3. 人员安排
(1) 发言人

(2) 工作人员


4. 场地安排:大厅、贵宾室、签到台、租用布置

5. 用具、资料


(1) 用具:国旗、国歌磁带或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩手套、托盘
(2) 资料:仪式程序表、讲话稿、展览介绍
6. 其他安排:停车、贵宾引导、安全、保卫、消防

八、 交际

1. 拜会:对象、日程、安排、资料、礼品

2. 宴请:对象、日程、邀请、地点安排、菜水安排、座位安排、讲话安排

3. 礼品:购买、制作、包装

4. 联系征求支持单位

5. 发函致谢支持单位

6. 礼品、招待品装箱造册


九、 行政
1. 展览团:设立展览团管理体系,任命展览团管理人员,挑选展台人员包括推销人等,雇佣展台辅助人员包括招待员、译员,编制名单等

2. 证件:办理签证、展览会入场证等

3. 交通:安排行期和路线、订机、船、车票,向参展公司确认或自行安排